Wyposażenie sali konferencyjnej – co jest potrzebne?
Wyposażenie sali konferencyjnej zależy przede wszystkim od jej wielkości i od tego, jak prowadzone są w niej spotkania: z uczestnikami zdalnymi, z prezentacjami z laptopów czy jako sala wielofunkcyjna dzielona ścianą mobilną. Inny zestaw sprawdzi się w pokoju spotkań dla czterech osób, a inny w sali zarządu na kilkanaście miejsc. PROAV wyposaża sale konferencyjne firm i instytucji od ponad 15 lat – m.in. w siedzibach Siemens, PSI Pharma, Assa Abloy i Expondo. W tym poradniku opisujemy, jakie wyposażenie dobieramy do sal różnej wielkości, jak wybrać ekran i nagłośnienie oraz jak połączyć wszystko tak, aby spotkanie zaczynało się jednym dotknięciem.
Dobór do sali, nie z katalogu. Ekran, kamerę, mikrofony i nagłośnienie wybieramy na podstawie wymiarów, akustyki i układu stołów – w dużych salach po testach w docelowym pomieszczeniu.
Jeden system zamiast wielu urządzeń. Łączymy wideokonferencję, prezentację bezprzewodową, ekran i sterowanie, aby salę obsługiwał jeden panel.
Ten sam standard w całym biurze. Przygotowujemy wzorcowe zestawy dla sal różnej wielkości i powtarzamy je we wszystkich lokalizacjach.
Od projektu po serwis. Koordynujemy prace z architektem i wykonawcą wnętrz, uruchamiamy salę, szkolimy użytkowników i prowadzimy serwis.
Zastosowane rozwiązania:
Odbiorcy:
Ekran – monitor wielkoformatowy, projektor z ekranem lub ekran LED, dobrany do wielkości sali i odległości ostatniego rzędu.
Zestaw wideokonferencyjny – kamera, mikrofony i głośniki dla uczestników zdalnych, dopasowane do platformy firmy: Microsoft Teams, Zoom lub Webex.
Dźwięk – w większych salach mikrofony sufitowe lub stołowe, nagłośnienie i procesor audio redukujący echo.
Prezentacja bezprzewodowa – udostępnianie ekranu laptopa jednym przyciskiem, bez przewodów i przejściówek.
Sterowanie i rezerwacja – panel dotykowy, który uruchamia całą salę, oraz panel rezerwacji przy wejściu.
Zakres zależy od sali. Poniżej opisujemy, co dobieramy do pomieszczeń różnej wielkości. Prześlij nam wymiary sali i liczbę miejsc, a zaproponujemy konkretny zestaw z wyceną.
Huddle room służy do krótkich rozmów zespołowych i połączeń z pracownikami zdalnymi. Rekomendujemy w nim wideobar typu all-in-one z kamerą szerokokątną, mikrofonami i głośnikami, zamontowany nad lub pod monitorem.
Wideobar może pracować jako urządzenie USB z laptopem użytkownika albo jako samodzielny system z wybraną platformą, np. Microsoft Teams Rooms. Wybór uzgadniamy z działem IT, uwzględniając zarządzanie urządzeniami i licencje.
W małej sali spotykają się pracownicy biura i uczestnicy zdalni. Sprawdza się wideobar z kamerą automatycznie kadrującą uczestników, uzupełniony o mikrofon stołowy, gdy stół jest dłuższy niż zasięg mikrofonów wideobaru.
Uruchamianie spotkań z panelu dotykowego lub z kalendarza sali eliminuje podłączanie przewodów i logowanie się przed każdym spotkaniem. Do udostępniania treści dodajemy prezentację bezprzewodową.
Średnie sale różnią się kształtem, liczbą stołów i sposobem użytkowania, dlatego dobieramy rozwiązania elastyczne: kamery ze zmienną optyką lub kadrowaniem mówcy, mikrofony kierunkowe wyciszające dźwięki spoza strefy rozmowy oraz udostępnianie treści na drugim ekranie.
W siedzibie Siemens wyposażyliśmy w ten sposób trzy sale z zabudową meblową wykonaną na wymiar – wideokonferencja i nagłośnienie stanowią w nich część wnętrza.
W dużych salach o jakości spotkania decyduje dźwięk. Stosujemy mikrofony sufitowe lub stołowe obejmujące cały stół, nagłośnienie rozłożone w pomieszczeniu i procesor audio redukujący pogłos i echo.
Kamery PTZ lub systemy wielokamerowe automatycznie pokazują osobę zabierającą głos, a obraz trafia na monitory wielkoformatowe, projektor lub ekran LED. Całą salę – obraz, dźwięk, oświetlenie i rolety – obsługuje się z jednego panelu dotykowego. W salach obrad z głosowaniami dodajemy system dyskusyjny.
W salach obrad, w których zarządy, rady i komisje podejmują decyzje, stosujemy system dyskusyjny: pulpity delegatów i przewodniczącego z mikrofonem, głośnikiem i przyciskami do zgłaszania się i głosowania. Przewodniczący udziela głosu jednym przyciskiem, a wyniki głosowań są dostępne od razu.
W sali głównej posiedzeń Krajowej Rady Sądownictwa dobraliśmy system dyskusyjny Televic Confidea G3 z dwoma pulpitami przewodniczącego i 28 pulpitami delegatów z czytnikami kart. Więcej na stronie systemy dyskusyjne, do głosowania i tłumaczeń symultanicznych.
Sala, którą można podzielić na mniejsze części, wymaga systemu pracującego w kilku konfiguracjach. Sterowanie przełącza projektory, ekrany i nagłośnienie do aktualnego układu ścian.
W sali konferencyjnej Expondo w Zielonej Górze, dzielonej ścianą mobilną na dwa pomieszczenia, zastosowaliśmy głośniki sufitowe o szerokiej dyspersji i strefy audio sterowane z panelu dotykowego – osobno dla każdej części lub dla całej sali naraz.
Monitor wielkoformatowy sprawdza się w małych i średnich salach – daje jasny obraz bez zaciemniania i jest najprostszy w montażu.
Projektor z ekranem pozwala uzyskać obraz o szerokości kilku metrów przy rozsądnym koszcie, dlatego wybieramy go do dużych sal, audytoriów i sal bankietowych. W salach reprezentacyjnych ekran i projektor mogą chować się w suficie.
Ekran LED daje duży, jednolity obraz bez zaciemniania sali i bez łączeń. Jak dobrać jego wielkość i rozstaw pikseli, opisujemy w poradniku Ekrany LED – jak wybrać?.
Więcej o projektorach i ekranach projekcyjnych na stronie systemy projekcyjne.
Rodzaj, liczbę i rozmieszczenie głośników dobieramy do akustyki i układu sali. W salach z wideokonferencją stosujemy głośniki konferencyjne rozmieszczone względem miejsc uczestników i procesor audio redukujący echo.
Mikrofony sufitowe nie zajmują miejsca na stole, a stołowe dobrze sprawdzają się przy długich stołach. Prelegentom w salach szkoleniowych dajemy mikrofony bezprzewodowe doręczne lub nagłowne.
Gdy pomieszczenie ma silny pogłos, najpierw oceniamy akustykę – materiały wykończeniowe wpływają na dobór głośników i mikrofonów.
Jeden przycisk na panelu dotykowym może włączyć ekran, opuścić rolety, przyciemnić światło i uruchomić wideokonferencję. Po spotkaniu system wyłącza urządzenia, a administrator może zdalnie wyłączyć wszystkie sale na koniec dnia.
Panel rezerwacji przy wejściu pokazuje, czy sala jest wolna, a rezerwacje synchronizują się z kalendarzem Outlook. Sterowanie może współpracować z kalendarzem i czujnikami obecności, aby sala przygotowywała się do zaplanowanego spotkania.
Szczegóły na stronach system centralnego sterowania i system rezerwacji sal konferencyjnych.
Podstawowe wyposażenie to ekran, zestaw wideokonferencyjny (kamera, mikrofony, głośniki), prezentacja bezprzewodowa i prosty panel sterowania. W większych salach dochodzą mikrofony sufitowe lub stołowe, nagłośnienie i procesor audio, a przy wejściu – panel rezerwacji.
W małych i średnich salach zwykle monitor wielkoformatowy, w dużych – projektor z ekranem lub ekran LED. Wielkość ekranu dobieramy do odległości ostatniego rzędu, a technologię do oświetlenia sali i budżetu.
Do sali dla kilku osób rekomendujemy wideobar all-in-one z kamerą, mikrofonami i głośnikami, pracujący z laptopem przez USB albo jako samodzielny system Microsoft Teams Rooms lub Zoom Rooms.
W małej sali wystarczą głośniki wideobaru. W dużej sali i sali zarządu o jakości spotkania decyduje dźwięk, dlatego stosujemy mikrofony obejmujące cały stół, nagłośnienie rozłożone w pomieszczeniu i procesor audio redukujący echo.
Łączymy wszystkie urządzenia z panelem dotykowym, który uruchamia spotkanie jednym dotknięciem, i z kalendarzem sali. Uczestnik nie podłącza przewodów i nie szuka pilotów.
Koszt zależy od wielkości sali, rodzaju ekranu, zakresu dźwięku i integracji. Do każdego zapytania przygotowujemy warianty z ceną całej instalacji. Wstępna wycena i konsultacja z inżynierem PROAV są bezpłatne.
Tak. Przygotowujemy wzorcowe zestawy dla sal różnej wielkości i powtarzamy je we wszystkich lokalizacjach – tak jak w biurach Expondo w Zielonej Górze i Warszawie.
Ile osób i jaki układ sali? Liczba miejsc, kształt stołu i akustyka decydują o ekranie, kamerze i mikrofonach.
Z jakiej platformy korzysta organizacja? Teams, Zoom lub Webex – od tego zależy wybór urządzeń i licencji.
Kto będzie obsługiwał salę? Sala samoobsługowa wymaga prostego panelu i automatycznego startu spotkań.
Na jakim etapie jest inwestycja? Im wcześniej dołączamy do projektu wnętrz, tym łatwiej przygotować okablowanie i zabudowę.
Do pierwszej rozmowy wystarczą: wymiary sali, liczba miejsc przy stole, informacja, z jakiej platformy wideokonferencyjnej korzysta firma, oraz zdjęcie pomieszczenia. Na tej podstawie przygotowujemy wstępne warianty, a szczegóły potwierdzamy podczas wizji lokalnej.
Wyposażamy Twoją salę konferencyjną?
Prześlij wymiary sali i liczbę miejsc – przygotujemy warianty wyposażenia z ceną całej instalacji. Pracę zaczynamy od wizji lokalnej, a wstępna wycena jest bezpłatna.
