Systemy rezerwacji sal
Wraz z rozwojem firmy pojawiają się kolejne wyzwania. Jednym z nich jest konieczność utworzenia przestrzeni pozwalającej na łatwe i intuicyjne umawianie spotkań stacjonarnych oraz online. System rezerwacji sal konferencyjnych rozwiązuje praktycznie wszystkie problemy związane z zarządzaniem częścią biura, w której odbywają się wideokonferencje, ważne meetingi managerów czy konsultacje z klientami.
System rezerwacji sal to kompletne rozwiązanie służące do efektywnego zarządzania przestrzenią biurową. Dzięki niemu pracownicy w każdej chwili mogą zweryfikować, czy dana sala konferencyjna jest zajęta (informacje o dostępności są wyświetlane na zamontowanych w firmie monitorach LCD), a także zarezerwować wybrane pomieszczenie.
Informacje o dostępności sal są aktualizowane w czasie rzeczywistym i prezentowane w formie agendy. Pracownicy mają dostęp do zawsze aktualnych danych obejmujących wszystkie pomieszczenia znajdujące się np. na danym piętrze budynku. Tego typu rozwiązania poinformują pracowników również o przedłużających się spotkaniach, pozwolą na wprowadzanie zmian wraz z anulowaniem rezerwacji.
W naszych projektach wykorzystujemy systemy rezerwacji sal marek takich jak Evoko, Eveo Urve (Urve), Onelan Reserva czy Sony TEOS. Za każdym razem dostosowujemy ich działanie do oczekiwań klientów, rozbudowując je o dodatkowe moduły. Ponadto integrujemy rozwiązania te z wykorzystywanymi przez klienta systemami, oferując możliwość bardziej efektywnego zarządzania firmą.
System rezerwacji sal najczęściej składa się z następujących elementów: player – na którym instalowane jest oprogramowanie, serwer – odpowiedzialny za synchronizację danych, panele LCD – na nich wyświetlane są informacje m.in. o dostępności sal, graficzny interfejs użytkownika, web manager – służący do zarządzania systemem.
Na początek zobaczmy, jak wygląda codzienność w biurze, w którym nie ma zamontowanego systemu rezerwacji sal konferencyjnych.
Jako że nie korzystasz z systemu rezerwacji połączonego z oprogramowaniem biurowym, niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że aktualnie przebywasz na spotkaniu. Współpracownicy w swojej niewiedzy mogą przeszkodzić Ci w trakcie rozmowy, na przykład dzwoniąc do Ciebie lub próbując nawiązać z Tobą połączenie na MS Teams. Ktoś może nawet wtargnąć do pokoju spotkań, przerywając Ci ważną konferencję albo spotkanie z klientem. Zanim umówisz się na meeting online, będziesz musiał nie tylko upewnić się, czy sala jest dostępna, ale także sprawdzić jej wyposażenie. Jeśli planujesz spotkanie twarzą w twarz, to o ewentualny poczęstunek dla gości będziesz musiał zadbać samodzielnie. To tylko kilka potencjalnych problemów, z którymi możesz się obecnie zmagać.
Odwróćmy teraz powyższą sytuację.
Logujesz się do aplikacji, którą możesz obsługiwać z poziomu komputera lub smartfona. Wybierasz salę spotkań w oparciu o atrybuty takie jak wielkość pomieszczenia oraz wyposażenie. Dzięki temu nie musisz osobiście sprawdzać, czy pokój będzie odpowiednio obszerny, a także czy znajdują się w nim kamera do wideokonferencji bądź system do prezentacji bezprzewodowej. W ułamku sekundy system rezerwacji wskaże odpowiednią salę.
Następnie wprowadzisz datę i godzinę, a także zaznaczysz, że na spotkaniu potrzebny będzie poczęstunek. Aplikacja do rezerwacji sal poinformuje o tym fakcie uprawnioną osobę. Możesz również wysłać gościom personalizowaną wiadomość z prośbą o potwierdzenie wzięcia udziału w rozmowie. Klikasz "zakończ" i od tego momentu nie musisz się o nic martwić.
Dzięki integracji z oprogramowaniem Outlook system rezerwacji sal konferencyjnych zsynchronizuje dane o spotkaniu z kalendarzem pracowniczym. Od teraz wszyscy Twoi współpracownicy będą wiedzieć, kiedy i w jakich godzinach odbędzie się Twoja konferencja. Przed wejściem do sali, którą zarezerwowałeś, będzie znajdować się panel dotykowy z oświetleniem LED. Kolor diody sygnalizuje status dostępności pomieszczenia, więc nie musisz obawiać się, że ktoś niepowołany przerwie Ci ważną rozmowę.
Zastosowane w realizacjach:
Marki:
Odbiorcy:
Systemy rezerwacji sal to rozwiązania wynoszące komfort i kulturę pracy na wyższy poziom. Pracownicy zyskują ogromną elastyczność oraz oszczędzają czas, który musieliby poświęcić na zbędne czynności: ustalenie rozmiaru, wyposażenia czy dostępności danej sali. Technologia ta eliminuje konflikty wynikające ze zdublowanych rezerwacji. Oprogramowanie dostarcza dane analityczne o wykorzystaniu sal spotkań, więc office managerom łatwiej jest podjąć decyzje dotyczące optymalizacji przestrzeni konferencyjnej. Co więcej, aby korzystać z tego rozwiązania, nie musisz nawet przebywać w biurze.
Okazuje się, że systemy rezerwacji sal doskonale sprawdzają się nie tylko w biurach. Rozwiązania te są wdrażane również w budynkach uczelni, instytucjach administracji publicznej czy w hotelach, a zatem wszędzie tam, gdzie pojawia się potrzeba lepszego, bardziej przejrzystego zarządzania przestrzenią.
Większość rozwiązań tego typu można łatwo zintegrować z innymi instalacjami wykorzystywanymi w biurze, tworząc kompleksowy system zarządzania przestrzenią typu Smart Office. Technologia rezerwacyjna może pobierać informacje o rezerwacjach m.in. z MS Exchange 2007/2010/2013/2016 (Outlook), MS Office 365, Google G-Suite, Fidelio czy Zimbra. Jeśli architektura oprogramowania jest otwarta, nic nie stoi na przeszkodzie, by rozbudować ją także o dodatkowe moduły służące do zamawiania cateringu czy zgłaszania usterek sprzętu biurowego.
Wybrane panele dotykowe systemu rezerwacji sal mogą stać się nośnikami komunikacji wizualnej Twojej marki. Wyświetlisz na nich elementy takie jak logo, hasła reklamowe, a nawet dostosujesz czcionki czy kolory tła, by były one zgodne z Twoim brand bookiem. Dzięki temu oferowane przez nas urządzenia mogą stać się nie tylko funkcjonalnym narzędziem, ale także gustownie prezentującą się dekoracją podnoszącą prestiż firmy w oczach gości. Panele rezerwacji sal mają niezwykle schludną obudowę oraz kolorowe diody LED, które, przybierając kolor zielony, pomarańczowy bądź czerwony, informują pracowników o dostępności danego pomieszczenia.
Intuicyjna obsługa systemu – łatwy w obsłudze interfejs systemu rezerwacji przypomina doskonale znane aplikacje mobilne. Korzystanie z niego nie wymaga nauki – na ekranach wyświetlane są wyraźne ikony, grafiki oraz komunikaty tekstowe, które ułatwiają składanie rezerwacji. W ostateczności nie musisz wcale korzystać z paneli ściennych. Wybrane produkty m.in. Eveo URVE integrują sie z programem MS Outlook. To oznacza, że będziesz mógł zarezerwować pokój spotkań również z poziomu swojej poczty e-mail.
Zarządzanie za pomocą aplikacji – wdrażając systemy do rezerwacji sal producentów takich jak Sony czy Evoko, nie musisz nawet wstawać z fotela, by sprawdzić dostępność danego pomieszczenia. Zrobisz to bez podłączania się do sieci firmy – z poziomu aplikacji mobilnej zainstalowanej na Twoim smartfonie.
Dane w aplikacji i panelach ściennych są aktualizowane w czasie rzeczywistym, więc Twoi pracownicy zawsze będą mieć dostęp do najnowszych informacji o przestrzeni konferencyjnej. Dodatkowo system rezerwacji sal (w wybranych modelach i konfiguracjach) może zostać połączony z popularnymi rozwiązaniami do zarządzania pracą np. Google Suite czy Office 365.
System rezerwacji sal jest wyposażony w interfejs dla klienta firmowego, który zawiera wiele przydatnych funkcjonalności. Jedną z nich jest możliwość tworzenia i przydzielania uprawnień konkretnym pracownikom lub działom firmy. Departament techniczny może zajmować się stricte weryfikowaniem stanu urządzeń oraz przetwarzaniem informacji o usterkach, podczas gdy specjaliści ds. marketingu będą odpowiedzialni za wymianę layoutu. Rozwiązania te wciąż są rozwijane, dlatego z czasem możesz spodziewać się dodatkowych modułów. Oprogramowanie wybranych producentów ma otwartą architekturę, zatem programiści będą mogli bardziej dopasować rozwiązanie do potrzeb firmy.
