Systemy rezerwacji sal

Kompleksowe wyposażenie biura Assa Abloy w systemy audiowizualne. Wdrożenie systemu rezerwacji sal renomowanej marki Evoko.

Wraz z rozwojem firmy pojawiają się kolejne wyzwania. Jednym z nich jest konieczność utworzenia przestrzeni pozwalającej na łatwe i intuicyjne umawianie spotkań stacjonarnych oraz online. System rezerwacji sal konferencyjnych rozwiązuje praktycznie wszystkie problemy związane z zarządzaniem częścią biura, w której odbywają się wideokonferencje, ważne meetingi managerów czy konsultacje z klientami.

Czym jest system rezerwacji sal konferencyjnych?


System rezerwacji sal to kompletne rozwiązanie służące do efektywnego zarządzania przestrzenią biurową. Dzięki niemu pracownicy w każdej chwili mogą zweryfikować, czy dana sala konferencyjna jest zajęta (informacje o dostępności są wyświetlane na zamontowanych w firmie monitorach LCD), a także zarezerwować wybrane pomieszczenie.


Informacje o dostępności sal są aktualizowane w czasie rzeczywistym i prezentowane w formie agendy. Pracownicy mają dostęp do zawsze aktualnych danych obejmujących wszystkie pomieszczenia znajdujące się np. na danym piętrze budynku. Tego typu rozwiązania poinformują pracowników również o przedłużających się spotkaniach, pozwolą na wprowadzanie zmian wraz z anulowaniem rezerwacji.


W naszych projektach wykorzystujemy systemy rezerwacji sal marek takich jak Evoko, Eveo Urve (Urve), Onelan Reserva czy Sony TEOS. Za każdym razem dostosowujemy ich działanie do oczekiwań klientów, rozbudowując je o dodatkowe moduły. Ponadto integrujemy rozwiązania te z wykorzystywanymi przez klienta systemami, oferując możliwość bardziej efektywnego zarządzania firmą.

System rezerwacji sal najczęściej składa się z następujących elementów: player – na którym instalowane jest oprogramowanie, serwer – odpowiedzialny za synchronizację danych, panele LCD – na nich wyświetlane są informacje m.in. o dostępności sal, graficzny interfejs użytkownika, web manager – służący do zarządzania systemem.

Jak system rezerwacji wpływa na pracę w biurze?


Na początek zobaczmy, jak wygląda codzienność w biurze, w którym nie ma zamontowanego systemu rezerwacji sal konferencyjnych.


Jako że nie korzystasz z systemu rezerwacji połączonego z oprogramowaniem biurowym, niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że aktualnie przebywasz na spotkaniu. Współpracownicy w swojej niewiedzy mogą przeszkodzić Ci w trakcie rozmowy, na przykład dzwoniąc do Ciebie lub próbując nawiązać z Tobą połączenie na MS Teams. Ktoś może nawet wtargnąć do pokoju spotkań, przerywając Ci ważną konferencję albo spotkanie z klientem. Zanim umówisz się na meeting online, będziesz musiał nie tylko upewnić się, czy sala jest dostępna, ale także sprawdzić jej wyposażenie. Jeśli planujesz spotkanie twarzą w twarz, to o ewentualny poczęstunek dla gości będziesz musiał zadbać samodzielnie. To tylko kilka potencjalnych problemów, z którymi możesz się obecnie zmagać.


Odwróćmy teraz powyższą sytuację.


Zalety systemu rezerwacji sali konferencyjnej


Logujesz się do aplikacji, którą możesz obsługiwać z poziomu komputera lub smartfona. Wybierasz salę spotkań w oparciu o atrybuty takie jak wielkość pomieszczenia oraz wyposażenie. Dzięki temu nie musisz osobiście sprawdzać, czy pokój będzie odpowiednio obszerny, a także czy znajdują się w nim kamera do wideokonferencji bądź system do prezentacji bezprzewodowej. W ułamku sekundy system rezerwacji wskaże odpowiednią salę.

Następnie wprowadzisz datę i godzinę, a także zaznaczysz, że na spotkaniu potrzebny będzie poczęstunek. Aplikacja do rezerwacji sal poinformuje o tym fakcie uprawnioną osobę. Możesz również wysłać gościom personalizowaną wiadomość z prośbą o potwierdzenie wzięcia udziału w rozmowie. Klikasz "zakończ" i od tego momentu nie musisz się o nic martwić.

Dzięki integracji z oprogramowaniem Outlook system rezerwacji sal konferencyjnych zsynchronizuje dane o spotkaniu z kalendarzem pracowniczym. Od teraz wszyscy Twoi współpracownicy będą wiedzieć, kiedy i w jakich godzinach odbędzie się Twoja konferencja. Przed wejściem do sali, którą zarezerwowałeś, będzie znajdować się panel dotykowy z oświetleniem LED. Kolor diody sygnalizuje status dostępności pomieszczenia, więc nie musisz obawiać się, że ktoś niepowołany przerwie Ci ważną rozmowę.




Systemy rezerwacji sal

Zastosowane w realizacjach:

Marki:

Odbiorcy:

Systemy rezerwacji sal to rozwiązania wynoszące komfort i kulturę pracy na wyższy poziom. Pracownicy zyskują ogromną elastyczność oraz oszczędzają czas, który musieliby poświęcić na zbędne czynności: ustalenie rozmiaru, wyposażenia czy dostępności danej sali. Technologia ta eliminuje konflikty wynikające ze zdublowanych rezerwacji. Oprogramowanie dostarcza dane analityczne o wykorzystaniu sal spotkań, więc office managerom łatwiej jest podjąć decyzje dotyczące optymalizacji przestrzeni konferencyjnej. Co więcej, aby korzystać z tego rozwiązania, nie musisz nawet przebywać w biurze.

Okazuje się, że systemy rezerwacji sal doskonale sprawdzają się nie tylko w biurach. Rozwiązania te są wdrażane również w budynkach uczelni, instytucjach administracji publicznej czy w hotelach, a zatem wszędzie tam, gdzie pojawia się potrzeba lepszego, bardziej przejrzystego zarządzania przestrzenią.

Większość rozwiązań tego typu można łatwo zintegrować z innymi instalacjami wykorzystywanymi w biurze, tworząc kompleksowy system zarządzania przestrzenią typu Smart Office. Technologia rezerwacyjna może pobierać informacje o rezerwacjach m.in. z MS Exchange 2007/2010/2013/2016 (Outlook), MS Office 365, Google G-Suite, Fidelio czy Zimbra. Jeśli architektura oprogramowania jest otwarta, nic nie stoi na przeszkodzie, by rozbudować ją także o dodatkowe moduły służące do zamawiania cateringu czy zgłaszania usterek sprzętu biurowego.

Personalizacja interfejsu użytkownika w aplikacji do systemu rezerwacji sal

Wybrane panele dotykowe systemu rezerwacji sal mogą stać się nośnikami komunikacji wizualnej Twojej marki. Wyświetlisz na nich elementy takie jak logo, hasła reklamowe, a nawet dostosujesz czcionki czy kolory tła, by były one zgodne z Twoim brand bookiem. Dzięki temu oferowane przez nas urządzenia mogą stać się nie tylko funkcjonalnym narzędziem, ale także gustownie prezentującą się dekoracją podnoszącą prestiż firmy w oczach gości. Panele rezerwacji sal mają niezwykle schludną obudowę oraz kolorowe diody LED, które, przybierając kolor zielony, pomarańczowy bądź czerwony, informują pracowników o dostępności danego pomieszczenia.

Intuicyjna obsługa systemu – łatwy w obsłudze interfejs systemu rezerwacji przypomina doskonale znane aplikacje mobilne. Korzystanie z niego nie wymaga nauki – na ekranach wyświetlane są wyraźne ikony, grafiki oraz komunikaty tekstowe, które ułatwiają składanie rezerwacji. W ostateczności nie musisz wcale korzystać z paneli ściennych. Wybrane produkty m.in. Eveo URVE integrują sie z programem MS Outlook. To oznacza, że będziesz mógł zarezerwować pokój spotkań również z poziomu swojej poczty e-mail.

Zarządzanie za pomocą aplikacji – wdrażając systemy do rezerwacji sal producentów takich jak Sony czy Evoko, nie musisz nawet wstawać z fotela, by sprawdzić dostępność danego pomieszczenia. Zrobisz to bez podłączania się do sieci firmy – z poziomu aplikacji mobilnej zainstalowanej na Twoim smartfonie.

Dane w aplikacji i panelach ściennych są aktualizowane w czasie rzeczywistym, więc Twoi pracownicy zawsze będą mieć dostęp do najnowszych informacji o przestrzeni konferencyjnej. Dodatkowo system rezerwacji sal (w wybranych modelach i konfiguracjach) może zostać połączony z popularnymi rozwiązaniami do zarządzania pracą np. Google Suite czy Office 365.

System przydzielania uprawnień przez aplikację do rezerwacji sal

System rezerwacji sal jest wyposażony w interfejs dla klienta firmowego, który zawiera wiele przydatnych funkcjonalności. Jedną z nich jest możliwość tworzenia i przydzielania uprawnień konkretnym pracownikom lub działom firmy. Departament techniczny może zajmować się stricte weryfikowaniem stanu urządzeń oraz przetwarzaniem informacji o usterkach, podczas gdy specjaliści ds. marketingu będą odpowiedzialni za wymianę layoutu. Rozwiązania te wciąż są rozwijane, dlatego z czasem możesz spodziewać się dodatkowych modułów. Oprogramowanie wybranych producentów ma otwartą architekturę, zatem programiści będą mogli bardziej dopasować rozwiązanie do potrzeb firmy.

Zostaw swoje dane,
przygotujemy dla
ciebie ofertę