System do głosowania w sali obrad
System do głosowania w sali obrad pozwala przewodniczącemu prowadzić posiedzenie zgodnie z regulaminem, a uczestnikom zabierać głos i głosować bez dodatkowych urządzeń. Wynik jest dostępny od razu po zakończeniu głosowania i widoczny dla całej sali. Takie systemy PROAV projektuje i wdraża w salach obrad ministerstw, instytucji publicznych i firm – m.in. w sali posiedzeń Krajowej Rady Sądownictwa i w salach Ministerstwa Edukacji i Nauki. W tym poradniku wyjaśniamy, jak działa system do głosowania w pulpitach, czym różni się od aplikacji do głosowania i co trzeba ustalić przed wyborem.
Dobór na podstawie sposobu prowadzenia obrad. Przed wyborem urządzeń analizujemy regulamin posiedzeń, liczbę uczestników, rodzaj głosowań i układ sali.
System jako część sali. Integrujemy pulpity z nagłośnieniem, kamerami, ekranami i wideokonferencją, dzięki czemu uczestnicy zdalni słyszą każdego mówcę.
Głosowania z natychmiastowym wynikiem. Agenda i wyniki głosowań są wyświetlane na ekranach w sali, a dane można zapisać do protokołu.
Uruchomienie, szkolenie i serwis. Konfigurujemy oprogramowanie do obrad i głosowań, szkolimy obsługę sali i zapewniamy serwis.
Zastosowane rozwiązania:
Odbiorcy:
System do głosowania jest częścią systemu dyskusyjnego (konferencyjnego). Tworzą go jednostka centralna, pulpit przewodniczącego i pulpity delegatów.
Jeden pulpit, trzy funkcje. W sali posiedzeń Krajowej Rady Sądownictwa każdy z 28 pulpitów delegatów Televic Confidea G3 ma wbudowany mikrofon, głośnik, czytnik kart RFID i 3 przyciski do głosowania.
Wyraźny dźwięk przy każdym miejscu. Dzięki głośnikom w pulpitach wypowiedzi są dobrze zrozumiałe na każdym miejscu przy stole.
Moderacja z pulpitu przewodniczącego. Przewodniczący udziela i odbiera głos, ustala kolejność mówców i limit czasu wystąpień, a w razie potrzeby wycisza mikrofony.
Oprogramowanie do prowadzenia posiedzeń. W KRS posiedzeniem zarządza oprogramowanie Cocon skonfigurowane pod sposób pracy Rady: agenda, liczba aktywnych pulpitów i głosowania.
Wynik od razu na ekranie. Agenda i wyniki głosowań są wyświetlane na dużym monitorze w sali, dzięki czemu wszyscy uczestnicy zapoznają się z nimi jednocześnie.
W administracji publicznej system do głosowania obsługuje sesje rad, posiedzenia komisji i zarządów oraz sale obrad ministerstw i urzędów – z głosowaniami imiennymi i protokołowaniem.
Dokumentowanie obrad. Uwzględniamy wymagania dotyczące nagrywania wystąpień, zapisu wyników głosowań i eksportu danych do protokołu.
Zgodnie z regulaminem. Funkcje systemu dobieramy tak, aby wspierał regulamin posiedzeń, a nie wprowadzał dodatkowych procedur.
Aplikacja do e-sesji lub głosowania online działa na urządzeniach uczestników – laptopie, tablecie lub telefonie – i pozwala głosować także spoza sali.
System w pulpitach działa w sali obrad: uczestnik głosuje przyciskiem lub na ekranie pulpitu, nie potrzebuje własnego urządzenia, a obecność i uprawnienia potwierdza karta identyfikacyjna. Wynik trafia od razu na ekrany w sali.
Oba rozwiązania można połączyć. Gdy system dyskusyjny ma współpracować z oprogramowaniem do obsługi posiedzeń lub pracować w sieci budynku, zakres integracji i zabezpieczeń uzgadniamy z działem IT.
Karty RFID. W KRS uczestników obrad identyfikuje 50 kart RFID przygotowanych programatorem – karta potwierdza obecność i uprawnienia do głosowania.
Szyfrowanie transmisji. Informacje przesyłane w systemie Rady są zabezpieczone trzyczęściowym protokołem szyfrującym AES 128 bit, co chroni przed próbą kradzieży danych lub manipulacji wynikami głosowania.
Głosowania jawne, tajne i imienne. Przy posiedzeniach poufnych i głosowaniach tajnych rekomendujemy systemy z szyfrowaniem transmisji i kontrolą dostępu do pulpitów.
Bezprzewodowe pulpity rekomendujemy w salach o zmiennym układzie, w obiektach zabytkowych oraz tam, gdzie prowadzenie przewodów w podłodze i meblach jest utrudnione.
Podczerwień zamiast przewodów. W dwóch największych salach Ministerstwa Edukacji i Nauki zainstalowaliśmy kilkadziesiąt pulpitów systemu Taiden HCS-5300, które transmitują dźwięk w podczerwieni. W takich systemach sygnał nie wychodzi poza salę, co ma znaczenie przy obradach poufnych.
Na co zwracamy uwagę. Zasięg i stabilność transmisji w konkretnym pomieszczeniu, czas pracy pulpitów na akumulatorach i sposób ich ładowania między posiedzeniami.
Delegaci głosują przyciskami lub na ekranie dotykowym pulpitu, a wyniki są dostępne od razu w oprogramowaniu do prowadzenia obrad.
Który system wybrać? W salach, w których prowadzi się wyłącznie dyskusję, sprawdza się cyfrowy system Bosch CCS 1000 D. Gdy obrady obejmują głosowania jawne i tajne oraz identyfikację uczestników, rekomendujemy rozwiązania Bosch Dicentis, Televic Confidea lub Taiden.
Gdy w obradach uczestniczą goście zagraniczni, system dyskusyjny łączymy z tłumaczeniem symultanicznym: tłumacze pracują na osobnych stanowiskach, a uczestnicy wybierają kanał językowy na pulpicie lub w odbiorniku i słuchają tłumaczenia przez słuchawki.
Nagrywanie i wideokonferencja. Kamery automatycznie kierują się na osobę zabierającą głos, a dźwięk z pulpitów trafia do wideokonferencji z uczestnikami zdalnymi i do nagrania posiedzenia.
Delegaci głosują przyciskami lub na ekranie dotykowym pulpitu, a wyniki są dostępne od razu w oprogramowaniu do prowadzenia obrad i mogą być wyświetlane na ekranach w sali. System obsługuje głosowania jawne, tajne i imienne.
Aplikacja działa na urządzeniach uczestników i pozwala głosować także spoza sali. System w pulpitach działa w sali obrad: uczestnik nie potrzebuje własnego urządzenia, obecność i uprawnienia potwierdza karta identyfikacyjna, a wynik trafia od razu na ekrany w sali.
Obecność i uprawnienia do głosowania mogą być potwierdzane kartą identyfikacyjną. W sali posiedzeń Krajowej Rady Sądownictwa pulpity mają czytniki kart RFID, a uczestnicy korzystają z 50 kart.
Przy posiedzeniach poufnych i głosowaniach tajnych rekomendujemy systemy z szyfrowaniem transmisji i kontrolą dostępu do pulpitów. W KRS dane są zabezpieczone protokołem szyfrującym AES 128 bit. Zakres zabezpieczeń uzgadniamy z działem IT.
Bezprzewodowe pulpity rekomendujemy w salach o zmiennym układzie, w obiektach zabytkowych i tam, gdzie trudno poprowadzić przewody – pulpity można przestawić przed każdym posiedzeniem. System przewodowy sprawdza się w salach o stałym układzie.
Tak. Wyniki wyświetlamy na ekranach w sali i zapisujemy do protokołu. W instytucjach publicznych uwzględniamy także nagrywanie wystąpień i eksport danych z posiedzenia.
Ile stanowisk i jakie role? Liczba delegatów, przewodniczących i tłumaczy decyduje o wyborze jednostki centralnej i możliwości późniejszej rozbudowy.
Jakie głosowania? Głosowania jawne, tajne lub imienne wymagają odpowiednich pulpitów i oprogramowania.
Instalacja stała czy mobilna? Od tego zależy wybór systemu przewodowego lub bezprzewodowego oraz zakres prac w sali.
Z czym system ma współpracować? Uzgadniamy połączenie z nagłośnieniem, kamerami, ekranami, wideokonferencją i oprogramowaniem do protokołowania.
Do pierwszej rozmowy wystarczą: liczba stanowisk i ról (delegaci, przewodniczący, tłumacze), rodzaj głosowań, informacja, czy instalacja ma być stała czy mobilna, oraz zdjęcie lub rzut sali. Na tej podstawie przygotowujemy wstępne warianty, a szczegóły potwierdzamy podczas wizji lokalnej.
Planujesz system do głosowania w sali obrad?
Prześlij liczbę stanowisk i opis posiedzeń – przeanalizujemy regulamin i układ sali i przygotujemy warianty systemu z ceną. Wstępna wycena i konsultacja z inżynierem PROAV są bezpłatne.
