Biuro hybrydowe w praktyce
Praca hybrydowa zmieniła sposób korzystania z biura: w jedne dni część stanowisk pozostaje niewykorzystana, w inne pracownikom brakuje biurek, sal spotkań i miejsc parkingowych. Rozwiązania firmy Eveo pracują w biurach i budynkach, w których prowadziliśmy wdrożenia PROAV – od ekranów informacyjnych zarządzanych w systemie URVE po panele rezerwacji sal. W ofercie PROAV system URVE Smart Office pozwala pracownikom samodzielnie rezerwować biurka, sale, miejsca parkingowe i szafki z poziomu Outlooka, Microsoft Teams, aplikacji mobilnej lub panelu w biurze. Kadra zarządzająca zyskuje dane o faktycznym wykorzystaniu przestrzeni, a zespoły pewność, że po przyjeździe do biura mają gdzie pracować.
Konfiguracja oparta na analizie biura. Zanim zaproponujemy rozwiązanie, poznajemy sposób korzystania z biura i sprawdzamy przestrzeń na miejscu. Na tej podstawie dobieramy moduły, reguły rezerwacji oraz rozmieszczenie paneli, kiosków i ekranów informacyjnych.
Rezerwacje jako część kompletnego systemu AV. Panele przy salach i ekrany w strefach wspólnych projektujemy razem z wyposażeniem sal – wideokonferencją, prezentacją i centralnym sterowaniem. Klient otrzymuje spójne środowisko pracy przygotowane przez jednego partnera.
Jeden partner od projektu po serwis. Współpracujemy z generalnymi wykonawcami, biurami projektowymi i architektami, dzięki czemu okablowanie i montaż urządzeń są uzgodnione z pozostałymi pracami w obiekcie. Po uruchomieniu systemu klient ma do dyspozycji nasz dział serwisu.
Zastosowane rozwiązania:
Marki:
Odbiorcy:
Rozwiązania firmy Eveo wdrażaliśmy w obiektach o różnych wymaganiach – każda z tych realizacji pokazuje inny sposób wykorzystania systemu w organizacji.
Pomorski Park Naukowo-Technologiczny. Na każdym piętrze budynku zamontowaliśmy monitory pracujące w pionie, które wyświetlają listę firm i informacje o położeniu biur. Treściami zarządza zdalnie jeden pracownik w systemie EVEO URVE – odpowiada także za włączanie i wyłączanie ekranów.
Fracthon, Kraków. W biurze firmy wdrożyliśmy system rezerwacji sal Eveo z panelami przy wejściach do sal, na których pracownicy sprawdzają harmonogram spotkań.
Bankowy Fundusz Gwarancyjny. W ramach rozbudowanego systemu audiowizualnego zamontowaliśmy system rezerwacji sal z dotykowymi, podświetlanymi panelami, który ułatwił pracownikom adaptację do nowego modelu pracy.
Biurka, sale, parking i szafki w jednym miejscu. Oprócz biurek (moduł Desk) system obejmuje sale konferencyjne z możliwością zamówienia cateringu i sprzętu (Room), miejsca parkingowe (Park), szafki pracownicze z funkcją paczkomatu otwierane z aplikacji (Locker) oraz inne zasoby, takie jak samochody służbowe, rowery, laptopy czy klucze (Others).
Rezerwacja w narzędziach, z których zespoły już korzystają. System współpracuje z Microsoft 365, Exchange, Active Directory i Azure AD, a także z Google Workspace. Rezerwacji dokonuje się przez wtyczkę do Outlooka, w Microsoft Teams i SharePoint, w aplikacji na iOS i Android lub w przeglądarce – bez zmiany nawyków pracowników.
Połączenie z infrastrukturą budynku. System można zintegrować z czujnikami zajętości biurek, kontrolą dostępu i kamerami na parkingu, a informacje o rezerwacjach wyświetlać na ekranach w strefach wspólnych. W statystykach widać dzięki temu zasoby faktycznie używane, a nie tylko zarezerwowane.
Decyzje o powierzchni oparte na danych. Raporty rezerwacji i zajętości pokazują niewykorzystywane stanowiska oraz najczęściej wybierane lokalizacje i strefy. Pozwala to zaplanować liczbę biurek na podstawie danych, ograniczyć utrzymywanie zbędnej powierzchni i wspierać cele efektywności energetycznej oraz strategii ESG.
Rezerwacja w trzech krokach. Pracownik loguje się kontem firmowym, wybiera dzień, godziny i lokalizację, a następnie wskazuje biurko na interaktywnej mapie – według położenia, strefy, dostępności lub wyposażenia stanowiska. Rezerwację zatwierdza jednym kliknięciem; w zależności od konfiguracji trafia ona również do kalendarza Outlook.
Planowanie obecności i praca zespołowa. Pracownicy zaznaczają dni pracy z biura i sprawdzają, kiedy na miejscu będą członkowie ich zespołu oraz gdzie siedzą. Administrator może przypisać wybrane stanowiska lub obszary biura do konkretnych zespołów i grup użytkowników, tworząc strefy zespołowe.
Automatyczne zwalnianie niewykorzystanych biurek. Wykorzystanie stanowiska potwierdza się kodem QR. Rezerwacja niepotwierdzona może zostać automatycznie zwolniona zgodnie z zasadami organizacji, dzięki czemu biurko wraca do puli dostępnych miejsc.
Konfigurowalne zasady rezerwacji. Organizacja ustala limity, godziny dostępności, maksymalny okres rezerwacji, uprawnienia użytkowników i reguły dla wybranych stref. Menedżer może zarządzać rezerwacjami swojego zespołu, a dane o pracownikach, strukturze organizacyjnej i zasobach synchronizują się z systemami kadrowymi i administracyjnymi.
Rezerwacja na miejscu w biurze. Infokiosk lub ekran dotykowy przy wejściu pozwala sprawdzić dostępność stanowisk i zarezerwować biurko bezpośrednio po przyjściu do biura. Powiadomienia e-mail i push przypominają o nadchodzących rezerwacjach i komunikatach administratora.
Biznes / Korporacje. W centrali przechodzącej na współdzielone stanowiska system wprowadza jednolite zasady korzystania z biura. Zespoły uzgadniają dni wspólnej pracy, sale rezerwują w kalendarzu Outlooka, a goście meldują się samodzielnie przy kiosku informacyjnym. Ekrany w strefach wspólnych i panele dotykowe przy salach pokazują bieżące rezerwacje i umożliwiają szybką rezerwację wolnej sali na miejscu. W budynkach biurowych system uzupełniają ekrany informacyjne z treściami zarządzanymi centralnie – tak jak w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym, gdzie jeden pracownik obsługuje monitory na wszystkich piętrach. Więcej o tym podejściu w artykule Czym jest system Smart Office?
Przemysł, Energetyka i Transport. Organizacje z biurami przy zakładach i w kilku lokalizacjach zarządzają wszystkimi biurami w jednym systemie i porównują wykorzystanie powierzchni między nimi. Rezerwacja biurek i miejsc parkingowych porządkuje przyjazdy pracowników, którzy dzielą czas między zakład, oddział i centralę.
Wdrożenie etapami. Moduły kupuje się niezależnie, dlatego zwykle rekomendujemy rozpoczęcie od jednego piętra lub działu i modułów Desk oraz Room. Parking, szafki i kolejne lokalizacje dołączamy w następnych etapach, gdy organizacja ma już dane o rzeczywistym wykorzystaniu biura.
Model utrzymania. W modelu SaaS producent odpowiada za utrzymanie i aktualizacje, a panele LOBO można wynająć; w modelu on-premise system działa w infrastrukturze firmy i jest utrzymywany przez jej dział IT. Dostępny jest również wariant hybrydowy – wybór uzgadniamy z działem IT klienta.
Warstwa fizyczna w biurze. Panele przy salach, kioski i ekrany informacyjne planujemy razem z wyposażeniem sal – ich rozmieszczenie, zasilanie i okablowanie. Szczegóły na stronach systemów rezerwacji sal i biurek oraz kompletnych rozwiązań AV.
Które stanowiska pozostaną przypisane na stałe, a które będą współdzielone – i jakie zasady rezerwacji obowiązują w poszczególnych strefach?
Czy system będzie działał w modelu SaaS, czy on-premise – jakie wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych obowiązują w organizacji?
Na jakim etapie angażujemy dział IT, odpowiedzialny za integrację z Active Directory lub Azure AD i Exchange?
Czy do potwierdzania obecności wystarczy kod QR, czy potrzebne są czujniki zajętości biurek?
Gdzie staną panele i ekrany informacyjne i jak będą współpracować z systemami AV w salach?
Planujesz biuro hybrydowe?
Każde wdrożenie systemu rezerwacji dla firm i korporacji rozpoczynamy od analizy sposobu korzystania z biura, a po uruchomieniu zapewniamy wsparcie naszego działu serwisu.
