5 korzyści z wykorzystania wideokonferencji
Miesiąc: marzec 2022
Praca zdalna i hybrydowa na stałe zmieniła sposób, w jaki firmy i instytucje prowadzą narady, szkolenia i rozmowy z partnerami. Systemy wideokonferencyjne – od zestawów USB w małych salach po wielokamerowe instalacje w salach zarządu – są stałym elementem setek projektów, które PROAV zrealizował dla klientów z całego kraju. Dobrze zaprojektowany system ogranicza koszty podróży, porządkuje prowadzenie projektów i ułatwia organizację szkoleń. O efekcie decyduje jednak dobór urządzeń do wielkości i przeznaczenia sali oraz ich prawidłowe połączenie z infrastrukturą organizacji.
Co zyskuje organizacja, wybierając PROAV
Sale zaprojektowane pod sposób prowadzenia spotkań. Zanim zaproponujemy urządzenia, sprawdzamy, ile osób korzysta z każdej sali, na jakich platformach odbywają się rozmowy i czy pracownicy przynoszą własne laptopy. Dzięki temu pokój rozmów otrzymuje prosty zestaw USB, a sala zarządu – system z kamerami, które same śledzą mówcę.
Jeden system zamiast zbioru urządzeń. Kamery, mikrofony, wideoterminale i moduły udostępniania treści łączymy w spójną całość, a jej współpracę z siecią, kalendarzem i centralą telefoniczną uzgadniamy z działem IT.
Próba przed przekazaniem i opieka serwisowa. Po montażu przeprowadzamy połączenia testowe na platformach używanych przez organizację i szkolimy pracowników z obsługi sal. W okresie eksploatacji systemem opiekuje się nasz dział serwisu.
Wideokonferencja w firmie
Zastosowane rozwiązania:
Odbiorcy:
Wideokonferencja w realizacjach PROAV
Bankowy Fundusz Gwarancyjny. Dotychczasowe kamery w przestronnej sali zarządu nie kadrowały precyzyjnie osób siedzących na jej końcu. Zastosowaliśmy kamery, które same śledzą mówcę i dopasowują kadr, a system wideokonferencyjny połączyliśmy z centralą telefoniczną używaną w biurze. W mniejszych salach zamontowaliśmy zestawy USB, które współpracują z każdym komputerem i wspierają model pracy na własnych urządzeniach.
Tpay. W nowej siedzibie firmy w poznańskim biurowcu Andersia Tower sale konferencyjne otrzymały monitory wielkoformatowe, kamery i zestawy głośnomówiące. Laptop łączy się z nimi przez USB-C, USB-A lub HDMI, a system sam rozpoznaje użyte wejście, więc spotkanie zaczyna się bez zmieniania ustawień.
Czym jest wideokonferencja
Wideokonferencja to spotkanie prowadzone na odległość, w którym uczestnicy z kilku lokalizacji widzą się i słyszą w czasie rzeczywistym. System przesyła nie tylko dźwięk i obraz, lecz także dane – prezentacje, dokumenty i grafiki udostępniane wszystkim uczestnikom rozmowy.
Najprostszy zestaw można zbudować z pojedynczych urządzeń, takich jak soundbar i monitor wielkoformatowy. W salach używanych przez wiele osób i w siedzibach z kilkoma pomieszczeniami konferencyjnymi potrzebny jest system złożony z kamer, mikrofonów, telefonów konferencyjnych, głośników, wideoterminali i modułów udostępniania treści. O jego niezawodności decyduje właściwy dobór urządzeń i wiedza o tym, jak połączyć je w jedną całość – to zadanie integratora AV.
1. Oszczędność czasu i kosztów
Spotkanie online nie wymaga dojazdu, rezerwowania miejsca w restauracji ani organizowania poczęstunku dla gości – wystarczy utworzyć wirtualny pokój i zaprosić uczestników. Wideokonferencja ogranicza także koszty podróży służbowych: rozmowa z partnerem biznesowym z innego kontynentu nie wymaga biletów lotniczych, noclegów ani wielu godzin spędzonych w drodze. Organizacja oszczędza w ten sposób zarówno budżet, jak i czas pracowników.
2. Większa przejrzystość prowadzenia projektów
Przy złożonych projektach korespondencja e-mailowa bywa źródłem nieporozumień: informacje giną w długich wątkach, a intencje nadawcy łatwo odczytać błędnie. Rozmowa z obrazem pozwala obserwować reakcje rozmówców i od razu wyjaśniać wątpliwości, a jedno spotkanie online często zastępuje dziesiątki wiadomości.
Uczestnicy mogą jednocześnie pracować nad dokumentem lub grafiką i nanosić na nie komentarze. Ułatwia to koordynację zespołu i bieżące porównywanie pomysłów z założeniami projektu.
3. Łatwiejsza organizacja szkoleń
Szkolenia firmowe coraz częściej odbywają się online. Wystarczy wyposażyć wybrane sale w kamery, monitory i nagłośnienie, aby pracownicy z różnych biur mogli uczestniczyć w zajęciach bez przemieszczania się między miastami. Osoby nieobecne mogą później obejrzeć nagranie spotkania, a monitory dotykowe pozwalają prowadzącym i uczestnikom wspólnie edytować materiały szkoleniowe i prezentacje.
4. Elastyczność organizacyjna
Termin spotkania online nie zależy od dostępności sali w hotelu czy stolika w restauracji. Gdy partner musi przełożyć rozmowę, nowy termin można wyznaczyć niemal od ręki, a uczestnicy mogą przebywać w różnych lokalizacjach. Warunkiem jest stabilne łącze internetowe.
5. Wizerunek nowoczesnej organizacji
Monitory wielkoformatowe, ściany wideo wbudowane w zabudowę meblową i nagłośnienie ukryte we wnękach ściennych stają się częścią aranżacji wnętrza, a niekiedy również identyfikacji wizualnej firmy. Goście i partnerzy postrzegają organizację, która dba o takie wyposażenie, jako otwartą na rozwój i nowe technologie.
Zastosowania w poszczególnych sektorach
Biznes / Korporacje. Sale zarządu i pokoje projektowe pozwalają prowadzić rozmowy z partnerami z innych krajów i wspólnie pracować nad dokumentami bez podróży służbowych. W salach konferencyjnych Tpay laptop łączy się z wyposażeniem sali przez USB-C, USB-A lub HDMI, więc spotkanie rozpoczyna się bez zmiany ustawień.
Przemysł, Energetyka i Transport. Organizacje z zakładami i oddziałami w różnych miastach prowadzą przez wideokonferencję narady między lokalizacjami i szkolenia pracowników bez delegowania ich do centrali. Nagranie szkolenia pozwala przekazać te same informacje osobom, które nie mogły uczestniczyć w nim na żywo.
Hotele. Sale konferencyjne na wynajem wyposażone w system wideokonferencyjny pozwalają organizatorom szkoleń i spotkań firmowych włączyć do wydarzenia uczestników zdalnych i prelegentów z innych miast. Dla obiektu to argument w rozmowach z klientami biznesowymi, którzy oczekują sal gotowych do spotkań hybrydowych.
Co ustalamy z klientem przed wdrożeniem
Na jakich platformach organizacja prowadzi spotkania? Od odpowiedzi zależy dobór wideoterminali i sposób dołączania do rozmów organizowanych przez partnerów.
Czy pracownicy łączą się z własnych laptopów? W takich salach stosujemy zestawy USB, które współpracują z każdym komputerem i wspierają model pracy na własnych urządzeniach.
Ile osób zwykle zasiada w każdej sali i jak ustawione są stoły? W salach o zmiennym układzie stołów planujemy rozmieszczenie mikrofonów tak, by obejmowały całe pomieszczenie.
Z jakimi systemami ma współpracować wideokonferencja? Integrację z siecią, kalendarzem i centralą telefoniczną uzgadniamy z działem IT przed montażem urządzeń.
Czy w sali będą prowadzone szkolenia? Wtedy przewidujemy nagrywanie spotkań dla osób nieobecnych i monitory dotykowe do wspólnej pracy nad materiałami.
Jak urządzenia mają się wpisać w aranżację wnętrza? Monitory, ściany wideo i nagłośnienie mogą być częścią zabudowy meblowej lub zostać ukryte we wnękach ściennych – sposób montażu uzgadniamy z projektantem wnętrz.
Dla działu technicznego: na co zwracamy uwagę
- Skład systemu dobrany do sali: od zestawu USB po instalację z kamerami, mikrofonami, wideoterminalami i modułami udostępniania treści.
- Połączenie laptopa przez USB-C, USB-A lub HDMI z automatycznym rozpoznawaniem użytego wejścia.
- Kamery śledzące mówcę i dopasowujące kadr w dużych salach, w których uczestnicy siedzą daleko od ekranu.
- Integracja z siecią, kalendarzem i centralą telefoniczną oraz stabilne łącze internetowe.
Jak przygotować sale do wideokonferencji?
Systemy wideokonferencyjne projektujemy na podstawie analizy sposobu prowadzenia spotkań w organizacji – od pojedynczego pokoju rozmów po wszystkie sale w siedzibie.
Smart Office, czyli inteligentne biuro, łączy aplikację do zarządzania przestrzenią z panelami rezerwacyjnymi, ekranami informacyjnymi i wyposażeniem sal spotkań. To rozwiązanie z pogranicza informatyki i techniki audiowizualnej – dziedzin, które w PROAV rozwijają się razem: pierwsze kroki stawialiśmy na początku XXI wieku w rozwiązaniach IT, a nasze kompetencje rosły wraz z technologiami tworzącymi dziś nowoczesne biuro. System pozwala pracownikom samodzielnie rezerwować zasoby i sprawnie poruszać się po budynku. Kadra zarządzająca otrzymuje z kolei dane o tym, jak naprawdę wykorzystywana jest powierzchnia biurowa.
Dlaczego warto powierzyć wdrożenie PROAV
Aplikacja, panele i sale w jednym projekcie. Oprogramowanie do zarządzania przestrzenią wdrażamy razem z panelami rezerwacyjnymi, ekranami informacyjnymi i wyposażeniem sal spotkań, dzięki czemu wszystkie elementy korzystają z tych samych danych o rezerwacjach. Pracownik widzi ten sam status sali w aplikacji, w kalendarzu i na panelu przy drzwiach.
Doświadczenie z biur, w których system już pracuje. Oprogramowanie Eveo URVE i panele rezerwacji uruchamialiśmy m.in. w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym, Smart Jet i Assa Abloy, więc znamy wymagania zarówno pracowników, jak i administratorów systemu.
Szkolenie administratorów i serwis. Osoby zarządzające biurem uczymy obsługi zasobów i uprawnień, a po uruchomieniu systemu wsparcia udziela nasz dział serwisu.
Smart Office
Zastosowane rozwiązania:
Marki:
Odbiorcy:
Eveo URVE we wdrożeniach PROAV
Pomorski Park Naukowo-Technologiczny. W gdyńskiej siedzibie parku każde z sześciu pięter otrzymało pionowe monitory z listą firm i informacją o położeniu biur. Treściami zarządza z jednego stanowiska oprogramowanie Eveo URVE działające na serwerze klienta – pozwala ono także planować włączanie ekranów i nadawać działom różne uprawnienia.
Smart Jet. Ścianę wideo w strefie open space połączyliśmy z systemem URVE, który wyświetla mapę z bieżącym położeniem floty samolotów i układy treści z kilku źródeł. Uzupełnieniem jest prezentacja bezprzewodowa na tym samym ekranie.
Panele rezerwacji sal uruchamialiśmy również w biurach Fracthon, GATX Rail Poland oraz Assa Abloy.
Smart Office a model hybrydowy
Przyspieszenie zmian technologicznych w czasie pandemii oraz wejście na rynek pracy pokolenia Z, które ceni możliwość wykonywania obowiązków z dowolnego miejsca, sprawiły, że wiele organizacji przeszło na model hybrydowy. Pracownicy przychodzą do siedziby w wybrane dni, a stałe przypisanie biurek traci sens.
Smart Office pozwala zarządzać przestrzenią w takim biurze efektywniej i taniej. Biurko, salę konferencyjną czy miejsce parkingowe rezerwuje się z telefonu lub komputera – także przed wyjściem z domu. W tej samej aplikacji pracownik sprawdzi plan piętra i drogę do wybranego pomieszczenia, zobaczy status współpracowników, a przełożony wyśle powiadomienie do zespołu.
Z czego składa się system
Rdzeniem rozwiązania jest aplikacja – na przykład URVE Smart Office, Zonifero albo Sony Teos – dostępna na smartfonie, laptopie i stacji roboczej. Integrujemy ją z oprogramowaniem używanym w organizacji – Microsoft Teams, Outlookiem, Jirą czy Slackiem – dzięki czemu salę można zarezerwować w firmowym kalendarzu, a powiadomienia i zgłoszenia wysyłać z jednego pulpitu.
Uzupełnieniem aplikacji są dotykowe panele rezerwacyjne, np. Evoko, Eveo lub JOAN. Montujemy je obok drzwi sal, na szklanych ścianach albo w lobby, gdzie pokazują dostępność wszystkich pomieszczeń. Na panelu można wprowadzić rezerwację lub zmienić status sali, a kolorowe podświetlenie – zielone, pomarańczowe albo czerwone – sygnalizuje stan sali już z korytarza.
Co zmienia Smart Office w codziennej pracy
Orientacja w budynku bez straty czasu. Położenie sal, działów i konkretnych osób widać na mapie, która prowadzi użytkownika do celu – nikt nie musi obchodzić piętra w poszukiwaniu wolnego stanowiska.
Spotkania bez kolizji terminów. Zdublowane rezerwacje sal przestają być problemem, a sprawdzenie, czy pokój jest wolny, nie wymaga telefonów do przełożonego ani do współpracowników.
Łatwiejsze wprowadzenie hot-deskingu. Pracownicy sami zarządzają dostępnymi zasobami, co ułatwia przejście na model hybrydowy lub współdzielone stanowiska.
Aranżacja biura oparta na danych. System zbiera informacje o czasie wykorzystania sal, obecności personelu i popularności biurek. Mogą one stać się impulsem do zmiany aranżacji lub wyposażenia tak, by zasoby były chętniej używane.
Zastosowania w poszczególnych sektorach
Biznes / Korporacje. Firmy pracujące w modelu hybrydowym wprowadzają współdzielone biurka i rezerwację sal z aplikacji, a kadra zarządzająca na podstawie danych o wykorzystaniu sal i biurek decyduje o zmianie aranżacji lub wyposażenia biura.
Administracja publiczna. W urzędach i instytucjach system porządkuje rezerwację sal narad i posiedzeń, a ekrany informacyjne w holach i na korytarzach pomagają interesantom trafić do właściwego wydziału lub pokoju.
Przemysł, Energetyka i Transport. Organizacje z biurami przy zakładach i w kilku lokalizacjach rezerwują w jednej aplikacji sale, biurka i miejsca parkingowe dla pracowników przyjeżdżających z innych oddziałów, a mapa budynku ułatwia im orientację na miejscu.
Co ustalamy z klientem przed wdrożeniem
Które zasoby obejmie system? Zaczynamy od przeglądu sal, biurek i miejsc parkingowych, które pracownicy będą rezerwować.
Jak system ma współpracować z kontami użytkowników i kalendarzem? Konta użytkowników i integracje z kalendarzem uzgadniamy z działem IT.
Gdzie zostanie zainstalowane oprogramowanie? Miejsce instalacji ustalamy z działem IT – w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym system działa na serwerze klienta.
Gdzie staną panele i ekrany informacyjne? Ich położenie ustalamy razem z projektantem wnętrz, zanim powstaną ściany i przeszklenia.
Czy biuro przechodzi na model hybrydowy lub hot-desking? Od tego zależy, czy system obejmie także rezerwację biurek i jakie zasady ich przydziału ustawimy.
Jakich danych o wykorzystaniu biura potrzebuje kadra zarządzająca? Zakres informacji o wykorzystaniu sal, biurek i obecności personelu ustalamy przed konfiguracją systemu.
Czy w budynku działają ekrany informacyjne lub ściany wideo? Uzgadniamy, czy ich treściami ma zarządzać ten sam system – tak jak w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym i w Smart Jet.
Dla działu technicznego: na co zwracamy uwagę
- Aplikacja do zarządzania przestrzenią (np. URVE Smart Office, Zonifero, Sony Teos) na smartfonie, laptopie i stacji roboczej.
- Integracje z Microsoft Teams, Outlookiem, Jirą i Slackiem – rezerwacja sal w firmowym kalendarzu.
- Panele rezerwacyjne (np. Evoko, Eveo, JOAN) przy drzwiach, na szkle lub w lobby, z podświetleniem zielonym, pomarańczowym lub czerwonym.
- Zarządzanie treściami ekranów z jednego stanowiska: harmonogram włączania ekranów i uprawnienia dla działów.
Od czego zacząć wdrożenie Smart Office?
Rozwiązania Smart Office wdrażamy wspólnie z działem IT klienta – od analizy zasobów biura po uruchomienie aplikacji, paneli i ekranów informacyjnych.
Wideobary, kontrolery dotykowe i panele mikrofonowe Logitech Videoconference są przeznaczone dla organizacji pracujących w modelu zdalnym i hybrydowym – od niewielkich pokojów rozmów po duże sale konferencyjne. Dobór takich zestawów do konkretnych pomieszczeń to codzienna praca zespołu PROAV, który wiedzę o nowych urządzeniach i platformach wideo uzupełnia na dziesiątkach szkoleń, konferencji i targów branżowych. Urządzenia Logitech są wstępnie skonfigurowane i współpracują z popularnymi platformami spotkań, co skraca uruchomienie sali. Algorytmy sztucznej inteligencji dbają o kadrowanie mówców, a spotkanie rozpoczyna się jednym dotknięciem kontrolera.
Co zyskuje organizacja, wybierając PROAV
Wersja zestawu dopasowana do sali. Wideobar i liczbę paneli mikrofonowych dobieramy do wielkości pomieszczenia, liczby uczestników i sposobu prowadzenia spotkań, dzięki czemu mały pokój i sala zarządu otrzymują rozwiązanie we właściwej skali. Modułowa budowa systemu Rally pozwala później rozbudować salę o kolejne panele mikrofonowe.
Wideokonferencja jako część wyposażenia sali. Zestaw Logitech projektujemy razem z ekranami, nagłośnieniem, sterowaniem oraz systemem rezerwacji sal. Spotkanie rozpoczyna się jednym dotknięciem kontrolera Tap, a dostępność sali widać na panelu przy wejściu.
Sprawdzenie w rzeczywistych warunkach. Po montażu uruchamiamy system, testujemy go podczas pracy sali i szkolimy użytkowników z jego obsługi. Od pierwszego dnia wiedzą oni, jak rozpocząć spotkanie i udostępnić treści.
Wideokonferencja Logitech
Zastosowane rozwiązania:
Marki:
Odbiorcy:
Logitech Rally Bar – wideobar do sal spotkań
Rally Bar ma dwie kamery wspierane przez sztuczną inteligencję. Pierwsza eksponuje mówcę, samodzielnie dopasowując kadr, ekspozycję i kompozycję do warunków w sali. Druga obserwuje całe pomieszczenie i zmienia widok, gdy do rozmowy włącza się kolejna osoba. Spotkanie uruchamia się jednym dotknięciem skonfigurowanego kontrolera Tap, bez podłączania komputera czy smartfona.
Adaptacyjne formowanie wiązki mikrofonów i redukcja hałasu otoczenia sprawiają, że głos mówcy jest wyraźny w całej sali. Kamery 4K oferują zoom do 15× i szerokie pole widzenia, a wybrane konfiguracje systemu Rally obsługują do siedmiu paneli mikrofonowych. Wersje wideobarów przewidziano dla małych, średnich i dużych sal.
Kontrolery dotykowe Tap i Tap IP
Kontroler pozwala dołączyć do spotkania jednym dotknięciem, a czujnik ruchu wybudza go, gdy ktoś podejdzie do stołu. Oprogramowanie można połączyć z firmowym kalendarzem, a zgodność z platformami Microsoft Teams, Pexip, Zoom i Google Meet ułatwia udział w spotkaniach organizowanych przez partnerów. Treści udostępnia się bezprzewodowo lub przez HDMI.
Ekran o przekątnej 10,1 cala ma powłokę oleofobową i przeciwodblaskową. Przemyślane prowadzenie przewodów chroni złącza przed naprężeniem, a kontroler można zamontować na stole lub na ścianie.
Panel rezerwacji Logitech Tap Scheduler
Panele montujemy na szkle, w futrynie lub na ścianie przy wejściu. Wyświetlają informacje o dostępności sali, a dioda LED sygnalizuje jej status. Dzięki integracji z firmowym kalendarzem salę można zarezerwować na wybraną godzinę bezpośrednio przy wejściu, a uczestnicy spotkania od razu otrzymują informację.
Panele mikrofonowe Rally do przestronnych sal
Modułowe panele mikrofonowe zwiększają zasięg systemu, dzięki czemu sprawdza się on także w bardzo dużych pomieszczeniach. Mikrofony z adaptacyjnym formowaniem wiązki i redukcją hałasu zapewniają czysty, naturalny dźwięk. Płaską obudowę można ustawić na stole lub zamontować na suficie, a przycisk wyciszenia z diodą LED pokazuje, czy mikrofon jest aktywny.
Logitech Swytch – sala dla każdej platformy
W wielu organizacjach pracownicy i goście korzystają z różnych aplikacji do wideokonferencji. Niewielkie złącze Swytch łączy laptop z kamerą, mikrofonami i ekranem sali, dzięki czemu spotkanie na dowolnej platformie można poprowadzić z wykorzystaniem wyposażenia pomieszczenia. Urządzenie podłącza się do portu USB-A lub USB-C. Rekomendujemy je w salach, w których organizacja regularnie spotyka się z partnerami pracującymi w innych aplikacjach niż własna.
Zastosowania w poszczególnych sektorach
Biznes / Korporacje. W siedzibach firm wideobary Rally Bar w wersjach dla małych, średnich i dużych sal pozwalają wyposażyć według jednego wzorca zarówno pokoje do szybkich rozmów, jak i sale zarządu, a kontrolery Tap ujednolicają sposób rozpoczynania spotkań we wszystkich salach.
Edukacja wyższa. Na uczelniach system Rally z dodatkowymi panelami mikrofonowymi sprawdza się w salach seminaryjnych i salach posiedzeń, w których w dyskusji biorą udział osoby zdalne, a panele Tap Scheduler pokazują dostępność sal jeszcze przed wejściem.
Hotele. Goście korzystający z sal konferencyjnych na wynajem pracują w różnych aplikacjach do wideokonferencji. Złącze Swytch pozwala poprowadzić spotkanie z laptopa organizatora z wykorzystaniem kamery, mikrofonów i ekranu sali, niezależnie od wybranej platformy.
Co ustalamy z klientem przed wdrożeniem
Jak duża jest sala i ilu uczestników w niej pracuje? W pokojach do szybkich rozmów rekomendujemy kompaktowe wideobary, a w salach zarządu i dużych salach konferencyjnych rozbudowujemy system o dodatkowe panele mikrofonowe.
Jak prowadzone są spotkania? Sposób prowadzenia spotkań – rozmowy w małym gronie, prezentacje, dyskusje całej sali – decyduje o wyborze wideobaru i rozmieszczeniu mikrofonów.
Z jakich platform wideo korzysta organizacja? Sprawdzamy, czy sale mają obsługiwać jedną platformę, czy także spotkania partnerów prowadzone w innych aplikacjach.
Czy sale mają obsługiwać laptopy przynoszone przez pracowników? Od tej odpowiedzi zależy, czy w sali przewidujemy złącze Swytch i udostępnianie treści przez HDMI lub bezprzewodowo.
Czy przy salach potrzebny jest panel rezerwacji? Panele Tap Scheduler łączymy z firmowym kalendarzem, więc salę można zarezerwować bezpośrednio przy wejściu.
Z jakimi systemami sali ma współpracować zestaw? Uzgadniamy połączenie z ekranami, nagłośnieniem i sterowaniem, aby sala działała jako jeden system.
Dla działu technicznego: parametry w skrócie
- Rally Bar: dwie kamery z AI (kadr mówcy i widok sali), 4K, zoom do 15×, formowanie wiązki mikrofonów; wersje dla sal różnej wielkości.
- Panele mikrofonowe Rally: montaż na stole lub suficie, w wybranych konfiguracjach do siedmiu paneli.
- Tap i Tap IP: ekran 10,1 cala, czujnik ruchu, Microsoft Teams, Pexip, Zoom i Google Meet, udostępnianie treści bezprzewodowo lub przez HDMI.
- Swytch: połączenie przez USB-A lub USB-C; Tap Scheduler: montaż na szkle, w futrynie lub na ścianie, dioda LED statusu sali.
Jaki zestaw wideokonferencyjny wybrać do sal spotkań?
Systemy wideokonferencyjne dobieramy po analizie wielkości i przeznaczenia każdej sali oraz platform, z których korzysta organizacja.
Przedsiębiorstwa, które zarządzają rozproszoną infrastrukturą, flotą lub produkcją, coraz częściej opierają decyzje na danych napływających jednocześnie z wielu systemów. Control room, czyli pomieszczenie, w którym te dane są zestawiane i obserwowane na bieżąco, przestaje być domeną służb i operatorów sieci, a staje się narzędziem zarządu. Tak działa control room w firmie Nomad Electric: ściany wideo wdrożone przez PROAV pokazują wskaźniki operacyjne farm fotowoltaicznych, a układ danych na monitorach zmienia wyznaczony pracownik klienta. Dobrze zaprojektowany control room skraca drogę od danych do decyzji, ułatwia porównywanie wskaźników i pozwala reagować na nieprawidłowości, zanim wpłyną na wynik przedsiębiorstwa.
Co zyskuje organizacja, wybierając PROAV
Projekt wychodzący od źródeł danych. Pracę nad koncepcją zaczynamy od rozpoznania systemów, z których mają pochodzić informacje, i od rozmowy z osobami, które będą z nich korzystać na co dzień. Sprzęt wskazujemy dopiero wtedy, gdy wiadomo, jakie dane zarząd ma widzieć na ekranach i w jakim układzie.
Ściana, procesor i oprogramowanie jako całość. Wszystkie elementy control roomu dobieramy, łączymy i uruchamiamy razem, z rezerwą na kolejne źródła sygnału i monitory, dzięki czemu rozbudowa nie oznacza wymiany systemu.
Samodzielność zespołu i opieka serwisowa. Wyznaczonych pracowników klienta przygotowujemy do zmiany układu treści. Po uruchomieniu systemu jego eksploatację wspiera dział serwisu PROAV, co w instalacjach, od których zależy ciągłość działania firmy, ma znaczenie równie duże jak dobór sprzętu.
Control room w firmie
Zastosowane rozwiązania:
Odbiorcy:
Dane jako źródło przewagi konkurencyjnej
Jeszcze niedawno o pozycji firmy na rynku decydowały przede wszystkim cena, a następnie jakość usług i wizerunek marki. Te czynniki pozostają ważne, jednak organizacje, które chcą skuteczniej budować wynik i wyprzedzać konkurencję, szukają dziś przewagi w danych: w sprzedaży, wykorzystaniu zasobów, logistyce i pracy infrastruktury. Warunkiem jest możliwość zobaczenia tych informacji razem, w czasie rzeczywistym i w czytelnej formie.
Czym jest control room
Control room to pomieszczenie, w którym zintegrowane urządzenia audiowizualne i specjalistyczne oprogramowanie pozwalają wyświetlać, monitorować i analizować wskaźniki, tabele oraz wykresy pochodzące z wielu systemów firmy.
Ściana wideo. Za graficzną prezentację danych odpowiada ściana wideo zbudowana z kilku monitorów bezramkowych o wysokiej rozdzielczości i dużym kontraście. Raporty i zestawienia są na niej czytelne zarówno dla operatora, jak i dla uczestników spotkania.
Procesor ściany wizyjnej. Sygnały ze źródeł trafiają na ścianę za pośrednictwem procesora, który je przechwytuje i rozmieszcza na monitorach w wybranej konfiguracji.
Oprogramowanie do zarządzania danymi. Operator musi mieć możliwość zmiany układu treści, definiowania alertów i kontroli napływających informacji. Służy temu oprogramowanie dla centrów danych, które na bieżąco monitoruje systemy informatyczne i produkcyjne, wyświetla powiadomienia i pozwala zarządzać wskaźnikami.
Jak projektujemy control room dla zarządu
Projekt zaczynamy od listy systemów, z których dane mają trafiać na ścianę wideo, i od ustalenia, kto będzie z nich korzystał na co dzień. Rekomendujemy rozwiązania o możliwie szerokiej zgodności z aplikacjami biznesowymi klienta, tak aby na ekranach można było zestawić dane obrazujące stan poszczególnych działów i obszarów działalności.
Dobieramy ścianę wideo, procesor i oprogramowanie jako jeden system, z zapasem na rozbudowę o kolejne źródła i monitory. Po uruchomieniu przekazujemy obsługę wyznaczonym pracownikom klienta, tak aby zmiana układu danych nie wymagała wizyty serwisu.
Pięć korzyści z firmowego centrum danych
Trafniejsze decyzje biznesowe. Kompletne informacje o sprzedaży, wykorzystaniu zasobów i procesach logistycznych, połączone z doświadczeniem kadry kierowniczej, ułatwiają opracowanie skutecznych strategii rozwoju, ocenę szans i ryzyk oraz szybsze przekładanie nakładów pracy na wynik.
Oszczędności dzięki analizie pracy maszyn i zużycia mediów. Rozwiązania wdrożone w control roomie pozwalają kontrolować efektywność maszyn i zespołów. Gdy monitorowanie infrastruktury przejmuje oprogramowanie, personel może zająć się innymi zadaniami, a zmiany w konfiguracji urządzeń, które poprawiają ich wydajność lub ograniczają zużycie energii, łatwiej zaplanować i wprowadzić.
Sprawniejsza analiza rozproszonych danych. Na ścianie wideo można jednocześnie wyświetlić wiele źródeł, zestawiać je i porównywać. Duże monitory o wysokiej rozdzielczości sprawiają, że analiza rozbudowanych zbiorów wskaźników staje się prostsza, a ważne informacje nie umykają uwadze.
Wyższy poziom bezpieczeństwa. Oprogramowanie control roomu nie tylko prezentuje dane, lecz także na bieżąco śledzi stan maszyn produkcyjnych czy trasy floty. Gdy wskaźniki wychodzą poza przyjęte progi, na ścianie wideo pojawia się alert, co pozwala zareagować na zagrożenie, zanim przerodzi się w kryzys.
Pełny obraz sytuacji przedsiębiorstwa. Zestawienie danych ze wszystkich działów w jednym miejscu daje zarządowi spójny obraz stanu firmy, którego nie zapewniają pojedyncze raporty przygotowywane w różnych systemach.
Zastosowania w poszczególnych sektorach
Przemysł, Energetyka i Transport. Zakłady produkcyjne, operatorzy instalacji OZE, firmy wydobywcze i transportowe wykorzystują control roomy do nadzoru nad infrastrukturą, flotą i parametrami produkcji w czasie rzeczywistym.
Biznes / Korporacje. Firmy ochrony mienia, przedsiębiorstwa z branży spożywczej i IT oraz centrale korporacji korzystają z control roomów do zestawiania wskaźników operacyjnych i finansowych na potrzeby zarządu.
Control room Nomad Electric w realizacjach PROAV
Dla Nomad Electric, firmy realizującej i serwisującej farmy fotowoltaiczne, przygotowaliśmy system prezentacji statystyk, wykresów i wskaźników pochodzących z plików na stacjach roboczych, stron internetowych i źródeł zdalnych. Ścianę wideo 2x2 z monitorów bezszwowych LG na uchwytach typu pop-out połączyliśmy z procesorem ścian wizyjnych UVS WBC40 i oprogramowaniem Lucidity, w którym pracownik klienta tworzy dowolne układy obrazów. System przygotowaliśmy do rozbudowy o kolejne karty i monitory – szczegóły w opisie realizacji i w galerii inspiracji.
Co ustalamy z klientem przed wdrożeniem
Gdzie stanie ściana i z jakiej odległości będą ją oglądać operatorzy oraz uczestnicy spotkań? Od tego zależą przekątna monitorów i czytelność raportów.
Z jakich systemów mają pochodzić dane i czy są dostępne przez sieć? Od odpowiedzi zależy liczba źródeł podłączonych do procesora i zakres integracji z aplikacjami biznesowymi.
Kto i jak często będzie zmieniał układ treści na ścianie? Na tej podstawie dobieramy oprogramowanie i planujemy przekazanie obsługi pracownikom klienta.
Czy system ma być w przyszłości rozbudowany? Jeśli planowane są kolejne źródła lub monitory, procesor dobieramy z zapasem kart, tak jak w control roomie Nomad Electric.
Jakie zdarzenia mają uruchamiać alerty i do kogo mają trafiać powiadomienia? Reguły i progi alertów uwzględniamy w konfiguracji oprogramowania control roomu, tak aby powiadomienia trafiały do właściwych osób.
Czy pomieszczenie ma służyć wyłącznie operatorom, czy także spotkaniom zarządu? Odpowiedzi na te pytania wyznaczają skalę ściany wideo, wybór procesora i zakres opieki serwisowej.
Dla działu technicznego: na co zwracamy uwagę
- Ściana wideo: monitory bezramkowe o wysokiej rozdzielczości i dużym kontraście, czytelne dla operatora i uczestników spotkania.
- Procesor ściany wizyjnej: przechwytywanie sygnałów ze stacji roboczych, stron internetowych i źródeł zdalnych, dowolny układ okien, zapas na kolejne karty i monitory.
- Oprogramowanie: monitorowanie systemów informatycznych i produkcyjnych, alerty po przekroczeniu progów, układy treści zmieniane przez operatora.
Jak przełożyć dane operacyjne na czytelny obraz dla zarządu?
Każdy control room zaczynamy od rozpoznania źródeł danych i sposobu pracy operatorów, a dobór ściany wideo, procesora i oprogramowania wynika z tej analizy – więcej o projektach control roomów.
Oprogramowanie do rezerwacji sal kojarzy się przede wszystkim z panelem przy drzwiach i kalendarzem spotkań, jednak jego możliwości są znacznie szersze. Pozwala potwierdzić obecność na spotkaniu, zamówić catering, zarezerwować biurko, szafkę lub miejsce parkingowe dla gościa. Z takich funkcji korzystają organizacje, w których PROAV uruchamiał systemy rezerwacyjne – w siedzibie Bankowego Funduszu Gwarancyjnego oraz w biurze Assa Abloy panele przy salach współpracują z oprogramowaniem dobranym do sposobu pracy biura. Znajomość mniej oczywistych funkcji pozwala usprawnić codzienne procesy i lepiej wykorzystać inwestycję w system.
Dlaczego warto powierzyć wdrożenie systemu PROAV
Panele i oprogramowanie w jednym wdrożeniu. Panele przy salach montujemy i łączymy z oprogramowaniem rezerwacyjnym, Outlookiem i Microsoft Teams, dlatego rezerwacja wygląda tak samo na panelu, w aplikacji i w kalendarzu. Kolorowe podświetlenie paneli pokazuje status sali już z korytarza.
Doświadczenie z różnymi systemami. Uruchamialiśmy panele Evoko Liso i Eveo LOBO oraz serwerową wersję Eveo URVE, więc system dobieramy do sposobu pracy biura, a nie biuro do systemu.
Konfiguracja i wsparcie po starcie. System konfigurujemy pod zasoby biura, administratorów uczymy zdalnego sprawdzania harmonogramu i korzystania z danych o wykorzystaniu sal, a w eksploatacji wspiera ich nasz dział serwisu.
Rezerwacja sal i zasobów
Zastosowane rozwiązania:
Odbiorcy:
Systemy rezerwacyjne w realizacjach PROAV
Assa Abloy. Każda sala konferencyjna w siedzibie firmy ma przed wejściem dotykowy panel Evoko Liso. Oprogramowanie zarządzające zainstalowaliśmy na serwerze klienta, a administrator po zalogowaniu sprawdza zdalnie harmonogram rezerwacji i zbiera dane o wykorzystaniu pomieszczeń.
Bankowy Fundusz Gwarancyjny. Przy salach zamontowaliśmy dziesięciocalowe panele Eveo LOBO, a całością zarządza serwerowa wersja systemu Eveo URVE. Spotkanie można zaplanować w Outlooku albo na ekranie panelu, a przy rezerwacji zamówić catering, potwierdzić przybycie lub wyszukać salę według jej wyposażenia.
1. Rezerwacja biurek, szafek i miejsc parkingowych
System obejmuje nie tylko sale konferencyjne, lecz także biurka, miejsca parkingowe i szafki. Użytkownik loguje się do aplikacji, sprawdza dostępność zasobów i zawęża wyszukiwanie do wybranych godzin, dni lub lokalizacji. Na miejscu rezerwację potwierdza zeskanowaniem kodu QR, który w przypadku szafki odblokowuje także zamek elektroniczny.
Rezerwacja szafek jest szczególnie przydatna w bankach i biurach rachunkowych, które muszą bezpiecznie przechowywać poufne dokumenty. Doceniają ją również firmy pracujące zdalnie lub hybrydowo: wcześniejsza rezerwacja ułatwia przygotowanie sprzętu do wideokonferencji i organizację nagłych spotkań w biurze.
2. Mapa biura i parkingu
Aplikacja mobilna pozwala zarezerwować miejsce parkingowe, salę, biurko lub szafkę jeszcze przed wyjazdem do biura, więc po przyjeździe pracownik nie traci czasu na poszukiwania. Oprogramowanie umożliwia także wgranie dwu- lub trójwymiarowej mapy biura i parkingu. Wskazówki prowadzą użytkownika na właściwe piętro i do odpowiedniego działu, a systemy takie jak Eveo URVE pokazują również drogę do biurka wybranego współpracownika.
3. Zaawansowane wyszukiwanie sal
Gdy potrzebna jest sala na piątek na godzinę 10:00 dla dwunastu osób, z projektorem, ekranem i systemem wideokonferencyjnym, wyszukiwarka wybranych aplikacji wskaże odpowiednie pomieszczenia w kilka sekund. Filtrować można według godzin, dni, lokalizacji, wyposażenia i pojemności sali.
Przy rezerwacji można dodać opis spotkania lub powitanie dla gości, a także z wyprzedzeniem zamówić poczęstunek i napoje dla uczestników.
4. Rezerwacje dla gości i w wielu lokalizacjach
Jedna rezerwacja może objąć kilka zasobów w różnych lokalizacjach – na przykład kilka laptopów i miejsc parkingowych albo dwie sale w biurach w różnych miastach – o ile są one dostępne. System pozwala też zarezerwować biurko lub miejsce parkingowe dla osób, które na co dzień nie pracują w biurze. Goście są dzięki temu oczekiwani, a narzędzia pracy czekają na nich od chwili przyjazdu.
5. Dostęp z wielu kanałów
Systemy rezerwacyjne działają jako aplikacja mobilna, aplikacja na komputer, wtyczka do Outlooka i moduł Microsoft Teams, a moduł rezerwacji sal współpracuje z panelami przy salach. Z systemu można korzystać poza biurem i bez laptopa, a także wtedy, gdy pracownik wyłącza na czas skupionej pracy pocztę i komunikator.
6. Systemy rezerwacyjne na uczelniach
Panele rezerwacyjne sprawdzają się na uczelniach i w dużych kampusach. Oprogramowanie wybranych producentów jest zintegrowane z systemem USOS, dzięki czemu ekrany przy drzwiach sal wyświetlają harmonogram najbliższych zajęć. Studenci i wykładowcy sprawdzają, gdzie odbędą się wykłady, a kolorowe podświetlenie informuje personel, czy sala jest zajęta i w jakich godzinach pozostanie niedostępna.
Zastosowania w poszczególnych sektorach
Biznes / Korporacje. Banki i biura rachunkowe korzystają z rezerwacji szafek do bezpiecznego przechowywania poufnych dokumentów, a firmy pracujące hybrydowo – z rezerwacji biurek i sal przygotowanych do wideokonferencji.
Administracja publiczna. W urzędach i instytucjach rezerwacja sal narad razem z zamówieniem poczęstunku i miejscem parkingowym dla gości porządkuje przygotowanie spotkań z udziałem osób z zewnątrz.
Przemysł, Energetyka i Transport. Organizacje z zakładami i biurami w kilku miastach obejmują jedną rezerwacją sale w różnych lokalizacjach, a pracownicy przyjeżdżający z innych oddziałów mają przygotowane biurko i miejsce parkingowe.
Edukacja wyższa. Na uczelniach panele zintegrowane z systemem USOS pokazują harmonogram zajęć przy salach, a ta sama aplikacja pozwala rezerwować sale seminaryjne i pomieszczenia na spotkania z gośćmi spoza uczelni.
Co ustalamy z klientem przed wdrożeniem
Które zasoby obejmie system? Sale, biurka, szafki czy miejsca parkingowe – od tej listy zależy wybór oprogramowania i liczba paneli.
Z jakich narzędzi korzystają pracownicy? Ustalamy, czy rezerwacje mają powstawać w Outlooku, w Microsoft Teams, w aplikacji mobilnej czy na panelu przy sali.
Chmura czy serwer organizacji? Sposób instalacji oprogramowania wybieramy razem z działem IT klienta.
Gdzie zamontujemy panele? Rozmieszczenie paneli przy salach planujemy na podstawie układu biura i dróg, którymi poruszają się pracownicy.
Kto będzie administrował systemem? Ustalamy, kto zarządza zasobami i harmonogramem oraz jakie dane o wykorzystaniu pomieszczeń mają trafiać do administratora.
Czy system ma obsługiwać gości i inne lokalizacje? Od tego zależy konfiguracja rezerwacji dla osób spoza biura i zasobów w biurach w innych miastach.
Czy pracownicy mają rezerwować zasoby poza biurem? Wtedy podstawą jest aplikacja mobilna, dzięki której rezerwacja jest możliwa także bez laptopa i przed wyjazdem do biura.
Dla działu technicznego: na co zwracamy uwagę
- Kanały dostępu: aplikacja mobilna i na komputer, wtyczka do Outlooka, moduł Microsoft Teams i panele przy salach.
- Zasoby: sale, biurka, szafki z zamkiem otwieranym kodem QR i miejsca parkingowe; mapy biura 2D lub 3D.
- Instalacja w chmurze lub na serwerze organizacji; zdalny podgląd harmonogramu dla administratora.
- Na uczelniach: integracja z systemem USOS i harmonogram zajęć na panelach przy salach.
Jakie funkcje systemu rezerwacji wybrać?
Systemy rezerwacji sal konfigurujemy po przeglądzie zasobów biura i narzędzi, z których korzystają pracownicy – tak, aby rezerwacja stała się częścią codziennej pracy.
