Systemy rezerwacyjne: 6 funkcji, które ułatwią Ci pracę

Czy wiesz, że za pomocą oprogramowania rezerwacyjnego potwierdzisz przybycie na spotkanie, zamówisz catering oraz zabukujesz miejsca parkingowe dla gości firmy? Ogólne przeznaczenie tego typu systemów – rezerwacja sal spotkań – nie jest niczym nowym, jednak warto wiedzieć, że rozwiązania te kryją wiele tajemnic oraz dodatkowych funkcji. Ich zgłębienie może znacząco usprawnić niektóre procesy w firmie i zwiększyć satysfakcję z zakupu samego oprogramowania.

Nie tylko rezerwacja sal konferencyjnych


Za pomocą oprogramowania zarezerwujesz nie tylko salę konferencyjną, ale także biurko, miejsce parkingowe, a nawet szafkę. Najpierw musisz zalogować się do aplikacji i sprawdzić czy wybrane zasoby są dostępne. Najczęściej możesz zawęzić zakres wyszukiwania do konkretnych godzin, dni czy lokalizacji. Kiedy znajdziesz się obok wybranej gablotki bądź biurka, wystarczy, że zeskanujesz znajdujący się w pobliżu kod QR. W ten sposób potwierdzisz rezerwację oraz odblokujesz zamek elektroniczny (w przypadku szafki).



Ze względu na obowiązek bezpiecznego przechowywania poufnych dokumentów rezerwacja tzw. zasobów innych takich jak szafki jest szczególnie ceniona w biurach księgowych oraz w bankach. Pozytywne opinie na temat tej funkcjonalności napływają do nas również od firm, które wdrożyły pracę zdalną lub model hybrydowy. Wcześniejsza rezerwacja pozwala szybciej skompletować sprzęt potrzebny do wideokonferencji oraz przydaje się w nagłych sytuacjach, kiedy konieczne jest spotkanie lub wizyta w biurze ad-hoc.


Nie trać czasu na szukanie biurka czy miejsca parkingowego


Znasz to uczucie, gdy przyjeżdżasz do biura na ostatnią chwilę, ponieważ na trasie znów był wypadek? Zestresowany szukasz miejsca parkingowego, a następnie dostępnego biurka. Zanim otworzysz laptopa i sprawdzisz pocztę, jesteś już kłębkiem nerwów... System rezerwacyjny nie sprawi, że ominiesz korki czy unikniesz spóźnienia do pracy, ale znacząco ograniczy Twój stres w dniach, które pod względem niesprzyjających okoliczności przypominają poniedziałki. Oprogramowanie może być wykorzystywane w formie aplikacji mobilnej, więc zarezerwujesz miejsce parkingowe, salę konferencyjną, biurko oraz szafkę jeszcze zanim wyruszysz do biura.



Co więcej, oprogramowanie przewiduje możliwość wgrania mapy biura oraz parkingu w formie dwu- bądź trójwymiarowej. Dzięki temu nie będziesz tracić czasu na szukanie odpowiedniego piętra czy działu – instrukcje oraz obrazy poprowadzą Cię prosto do celu.

Oprogramowanie takie jak Eveo Urve wskaże Ci również drogę do biurka wybranego współpracownika.

Oszczędzaj czas, wykorzystując zaawansowane filtrowanie


Chcesz zorganizować spotkanie w najbliższy piątek o godzinie 10:00 w sali, która pomieści 12 osób i jest wyposażona w projektor, ekran projekcyjny i system wideokonferencyjny? Żaden problem. Wybrane aplikacje rezerwacyjne mają wbudowane zaawansowane wyszukiwarki, które w ułamku sekundy znajdą dla Ciebie odpowiedni pokój. Możesz filtrować w oparciu o zmienne takie jak godziny, dni, lokalizacja, wyposażenie czy pojemność pokoju. W interfejsie dodasz opis spotkania na własne potrzeby bądź prześlesz powitanie gościom. Dodatkowo z wyprzedzeniem zamówisz poczęstunek oraz napoje dla uczestników konferencji.


Zarezerwuj miejsce pracy bądź parking dla gości firmy


Potrzebujesz 5 laptopów, 2 miejsca parkingowe bądź 10 szafek? A może chcesz zarezerwować 2 sale konferencyjne: pierwszą w biurze w Krakowie, a kolejną w Berlinie? Jako użytkownik systemu możesz zabukować więcej niż 1 zasób, w różnych lokalizacjach – oczywiście pod warunkiem, że zasoby te są dostępne.



Oprogramowanie do rezerwacji sal konferencyjnych przewiduje najróżniejsze scenariusze działań. Za jego pomocą zabukujesz miejsca parkingowe bądź biurka dla osób, które na co dzień nie pracują w Twoim biurze. W ten sposób godnie je powitasz i z wyprzedzeniem zapewnisz im dostęp do narzędzi pracy.


Rezerwuj tak jak Ci wygodnie


Najnowsze systemy rezerwacyjne są dostępne w formie aplikacji mobilnej, aplikacji desktopowej, wtyczki do Outlooka czy programów takich jak MS Teams. Moduły przeznaczone do bukowania sal konferencyjnych są oczywiście skonfigurowane z panelami LED.

Co zyskujesz dzięki tak szerokiej dywersyfikacji dostępu do oprogramowania? Możesz z niego korzystać praktycznie zawsze i wszędzie. Nie musisz nosić przy sobie laptopa, ani nawet znajdować się w biurze, by zarezerwować pokój spotkań. Ponadto, jeśli w godzinach pracy wyłączasz powiadomienia, pocztę oraz aplikację MS Teams, by lepiej skupić się na swoich zadaniach, wciąż możesz mieć dostęp do oprogramowania.


Systemy rezerwacyjne ułatwiają pracę studentom i wykładowcom


Niewiele osób wie, że panele rezerwacyjne dobrze sprawdzają się na uczelniach i dużych kampusach studenckich. Oprogramowanie tych urządzeń (u wybranych producentów) jest zintegrowane z systemem USOS. Zatem ekrany LED instalowane przy drzwiach sal mogą służyć do wyświetlania m.in. harmonogramu najbliższych zajęć. Dzięki temu studenci, a także wykładowcy mogą upewnić się, gdzie odbędą się najbliższe wykłady. Kolorowa dioda poinformuje personel uczelni, czy w danym pomieszczeniu prowadzone są zajęcia, oraz w jakich godzinach będzie ona niedostępna.


Jeśli zainteresował Cię temat systemów rezerwacyjnych, masz pytania bądź chciałbyś wdrożyć podobne rozwiązanie w swojej firmie, nie wahaj się. Skontaktuj się z nami.

Zostaw swoje dane,
przygotujemy dla
ciebie ofertę