5 korzyści z wykorzystania wideokonferencji
Z danych opublikowanych przez Główny Urząd Statystyczny wynika, że 14,2%, czyli nawet około 5 300 000 mieszkańców Polski mogło pracować zdalnie w marcu 2021 roku*. To o 3,2% więcej osób niż rok wcześniej. W związku z rosnącym zapotrzebowaniem na technologie komunikacyjne umożliwiające organizowanie pracy na odległość, w niniejszym artykule przytoczymy 5 najważniejszych korzyści wynikających z wdrożenia systemów wideokonferencyjnych w firmie. Zapraszamy!
Warto również zaznaczyć, że systemy konferencyjne pozwalają nie tylko na przesyłanie dźwięku i obrazu, ale także rozmaitych danych. Korzystając z odpowiedniego oprogramowania, pracownicy firmy mogą w tym samym czasie pracować nad plikiem tekstowym lub graficznym, nanosząc na niego np. komentarze. To pozwala na bardziej efektywne koordynowanie pracy i skraca dystans między rozmówcami, którzy mogą na bieżąco przedstawiać swoje pomysły i konfrontować je z założeniami projektu.
Aby korzystać z tego nowoczesnego oraz efektywnego sposobu komunikacji potrzebne są odpowiednie urządzenia. Bardzo podstawowy system wideokonferencyjny można utworzyć samodzielnie w oparciu o pojedyncze urządzenia takie jak soundbary czy monitory wielkoformatowe. Alternatywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalnych integratorów AV, którzy mogą wyposażyć miejsce pracy w rozbudowane i dobrze skonfigurowane zestawy wideokonferencyjne składające się z kamer, telefonów konferencyjnych, modułów do przesyłania danych, głośników czy wideoterminali. W tym miejscu warto zaznaczyć, że w przypadku złożonych systemów firmowych odpowiedni dobór urządzeń oraz wiedza o tym, jak je ze sobą połączyć, jest kluczowa dla prawidłowego działania wideokonferencji.
W dobie słabnącej siły nabywczej waluty i coraz większych wyzwań operacyjnych każda zaoszczędzona złotówka jest na wagę złota.
System wideokonferencyjny pozwoli Ci zaoszczędzić podwójnie: czas – czyli najcenniejszą walutę na świecie – oraz pieniądze. Korzystając ze zdalnych konferencji, nie tracisz godzin na rezerwowanie stolików w restauracji, opłacanie cateringu dla gości czy stanie w korkach podczas podróży na miejsce spotkania. Wystarczy, że utworzysz wirtualny pokój konferencyjny i zaprosisz do niego wybranych uczestników.
Wideokonferencja to również sposób na ograniczenie kosztów podróży służbowych. Nie musisz kupować biletu na samolot, spędzać wielu godzin w trasie, a także opłacać drogiego hotelu, by porozmawiać „twarzą w twarz” z partnerem biznesowym ze Stanów Zjednoczonych czy Chin.
Ile razy, koordynując projekt, nie mogłeś odnaleźć w korespondencji mailowej jakiejś informacji albo niepoprawnie zinterpretowałeś wiadomość współpracownika? Choć mogłoby wydawać się inaczej, porozumiewanie się za pomocą e-maili często rodzi problemy. W tym przypadku wideokonferencja zapewnia większą transparentność. Obserwowanie werbalnych reakcji podczas rozmowy przez kamerę pozwala lepiej zrozumieć intencje rozmówcy i zwiększa jasność przekazu. Ponadto w ten sposób dziesiątki maili można zastąpić jednym spotkaniem online.
Warto również zaznaczyć, że systemy konferencyjne pozwalają nie tylko na przesyłanie dźwięku i obrazu, ale także rozmaitych danych. Korzystając z odpowiedniego oprogramowania, pracownicy firmy mogą w tym samym czasie pracować nad plikiem tekstowym lub graficznym, nanosząc na niego np. komentarze. To pozwala na bardziej efektywne koordynowanie pracy i skraca dystans między rozmówcami, którzy mogą na bieżąco przedstawiać swoje pomysły i konfrontować je z założeniami projektu.
Łatwiejsza organizacja szkoleń
Szkolenia firmowe to jeden z fundamentów rozwoju organizacji, który w ostatnim czasie przeszedł ogromną transformację. Obecnie to kursy online, realizowane za pośrednictwem platform internetowych, przeżywają swój renesans, wypierając spotkania stacjonarne.
Aby skorzystać ze szkoleń online, wystarczy jedynie wyposażyć wybrane pomieszczenia w systemy konferencyjne: kamery, monitory czy nagłośnienie. Dzięki nim pracownicy nie muszą przemieszczać się między miastami czy dzielnicami, by wziąć udział w spotkaniu z prelegentem. Warto również wspomnieć o tym, że ewentualna nieobecność pracownika nie jest problemem. Zawsze może on bowiem obejrzeć nagranie z rozmowy.
Systemy AV nie tylko ułatwiają organizowanie szkoleń, ale także je uatrakcyjniają. Pracownicy wraz z prelegentami mogą w tym samym czasie – za pomocą specjalnych monitorów dotykowych - edytować materiały edukacyjne, pracować wspólnie nad prezentacjami czy plikami tekstowymi.
Zarezerwowałeś stolik w eleganckiej restauracji, ale partner biznesowy, z którym miałeś umówione spotkanie, z powodów osobistych nalega, by przełożyć rozmowę? Korzystając z wideokonferencji, nie musisz uzależniać swojego harmonogramu od zewnętrznych czynników takich jak dostępność stolików w restauracji. Spotkanie online może odbyć się w każdej chwili i daje rozmówcom możliwość przebywania w dwóch różnych lokalizacjach. Jedynym ograniczeniem jest dostęp do stabilnego łącza internetowego.
Systemy wideokonferencyjne mają nie tylko czysto praktyczne zastosowanie w biznesie. Nowoczesne monitory multimedialne, ściany wideo połączone z zabudowami meblowymi czy nagłośnienie estetycznie wkomponowane we wnęki ścienne – urządzenia te wpływają na wizerunek firmy, stają się elementem wystroju, a w niektórych przypadkach nawet częścią identyfikacji wizualnej danej organizacji. To z kolei podnosi prestiż przedsiębiorstwa w oczach gości i partnerów biznesowych, pozycjonując firmę jako otwartą na rozwój i wdrażanie innowacji.
